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Messeplanung – 9 Tipps für den perfekten Messeauftritt
In diesem Beitrag geben wir Ihnen 9 Tipps für die Planung und Vorbereitung Ihres Messeauftrittes mit auf den Weg geben.
So dass Ihr nächster Messebesuch noch erfolgreicher wird. Eine Messe ist immer hervorragende Möglichkeit Ihr Unternehmen im besten Licht zu präsentieren. Man kommt mit Kunden und Interessenten direkt in Kontakt und kann so von Angesicht zu Angesicht über Produkte, Dienstleistungen und die geschäftlichen Beziehungen sprechen. Trotzdem birgt ein so unmittelbarer Kontakt auch Gefahren, auf die Sie von Anfang an achten sollten, damit Ihr Auftritt ein voller Erfolg wird.
Das Messegespräch – der selbstbewusste Einstieg
Der erste Themenkomplex ist zwar allgemein bekannt, sollte aber genau aus diesem Grund nicht unterschätzt werden – der Händedruck zur Begrüßung. Ein zu lockerer Handschlag lässt eine Person schnell unsicher wirken, was automatisch Rückschlüsse auf die Kompetenz des Gegenübers zulässt.
Natürlich muss das eine nicht zwangsläufig mit dem anderen zusammenhängen. Doch Ihr Gesprächspartner kennt Sie nicht und versucht Sie direkt, wenn auch unbewusst, einzuschätzen. Sie sollten aber auch nicht zu fest zupacken.
Ein unangenehmes Gefühl zu Beginn einer Unterhaltung ist kein besonders passender Einstieg. Schwitzige Hände sind ein ebenso schlechter Start, denn Sie möchten kein Unwohlsein bei Ihrem potenziellen Kunden auslösen.
Tipp: Die Hände stets trocken halten und einen soliden Druck auf die Hand des Gegenübers ausüben. So steigen Sie immer gut in eine Verhandlung ein. Aber das allein ist nicht genug.
Mit einem Lächeln Leads auf der Messe generieren
Lächeln, lächeln, lächeln! Das ist erst einmal der einfachste Weg, um freundlich und zugewandt zu wirken. Mit Strenge und Distanz kann man niemanden in seinen Bann ziehen und folglich auch keine positive Grundstimmung aufbauen. Ein aufgeschlossenes Lächeln ist international verständlich und löst ein positives Gefühl bei Ihrem Gesprächspartner aus.
Doch nicht nur das Lächeln ist wichtig, um die Stimmung zu Beginn einer Unterhaltung in die richtige Richtung zu lenken. Folgendes ist zwar nicht in jeder Kultur üblich, aber in den meisten dennoch von hoher Relevanz – den Augenkontakt halten. In einigen Regionen, vor allem in der östlichen Welt, schaut man sich nicht direkt in die Augen, auch nicht in während eines Gesprächs.
Trotzdem sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie darauf achten mit Ihrem Gegenüber direkt zu kommunizieren und ihn während Ausführungen oder Erklärungen anzuschauen. Meist sind internationale Besucher einer Messe darüber informiert, dass Augenkontakt in unserer Kultur Freundlichkeit und Respekt ausdrückt. Schaut man jemandem während eines Gesprächs direkt in die Augen, ist es wahrscheinlicher, dass man dessen Aufmerksamkeit und Vertrauen weckt.
Tipp: Lächeln nicht vergessen, Augenkontakt halten und noch ein kleiner Tipp aus der Psychologie: Wenn man dem Gegenüber bei einer Unterhaltung mit seinem Blick von der Stirn bis zum Kinn “abscannt”, dann suggeriert das Selbstbewusstsein beim Gesprächspartner.
Ihr Messebesucher – wie beim ersten Mal
Es ist wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter verstehen, dass jeder Gesprächspartner zunächst unwissend im Hinblick auf Ihre Person und Ihr Unternehmen ist. Selbst wenn nicht, sollten Sie immer davon ausgehen, dass Ihr Gegenüber nicht genau weiß, wer Sie sind und was Ihre Firma eigentlich genau macht.
Stellen Sie sich also jedes Mal in Ruhe vor und heißen Sie den jeweiligen Besucher willkommen. Sich für sein Interesse zu bedanken gibt demjenigen zusätzlich das Gefühl wichtig zu sein. Und wer sich an Ihrem Stand wohlfühlt, bleibt auch länger.
Tipp: Einfach mal Danke sagen, auch für vermeintlich Selbstverständliches wie dem Interesse an Ihrem Produkt oder der Dienstleistung.
Das Messeoutfit – Kleider machen Leute
Das äußere Erscheinungsbild Ihrer Mitarbeiter ist mindestens genauso wichtig, wie das richtige Auftreten. Ein einheitlicher Dresscode macht aus Ihren Angestellten zumindest schon mal optisch ein Team. Bei der Wahl der richtigen Kleidung sollten Sie sich ganz einfach an die eigene Unternehmenskultur halten.
Wenn es in Ihrem Arbeitsumfeld nicht üblich ist Anzüge und Kostüme zu tragen – auch nicht bei Kundenkontakt – dann sollten Sie auch auf der Messe nicht im Business Outfit erscheinen. Generell gibt es bezogen auf den Kleidungsstil kein direktes richtig oder falsch. Es versteht sich sicher von selbst, dass egal ob casual, business oder legeres Outfit, ein gepflegtes Erscheinungsbild Voraussetzung ist.
Uniformen sind natürlich der einfachste Weg, um eine einheitliche Optik Ihrer Mitarbeiter zu erzielen. Besonders beliebt sind dabei immer noch schlichte Poloshirts, bedruckt mit dem jeweiligen Firmenlogo. Zwar handelt es sich hierbei um eine der einfachsten Lösungen, da jeder sofort sieht, dass der jeweilige Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen gehört. Dagegen spricht, dass jeder sofort sieht, dass der jeweilige Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen gehört. Warum das negativ sein könnte? Weil so nicht nur positives, sondern auch möglicherweise negatives Verhalten ein entsprechendes Licht auf Sie und Ihr Unternehmen wirft.
Tipp: Die Kleidung muss zu Ihrem Unternehmen, der Messe an sich und natürlich zu Ihren Kunden passen. Ein gepflegtes Äußeres ist das A und O.
Ohne Fragen kein erfolgreicher Messeauftritt
Ganz gleich welchen Umfang eine Messe auch hat, es ist immer eine überwältigende Menge an Menschen unterwegs. Meistens tragen die Besucher ein entsprechendes Band mit dem jeweiligen Namensschild um den Hals. Da aber diese Bänder im Handumdrehen ausgetauscht werden können, weil eventuell jemand mit seinem Ticket nicht in einen bestimmten Teilbereich der Messe kommt, sollten Sie stets Ihr Gegenüber nach dem Namen und der Tätigkeit fragen.
Zum einen um sich bezüglich der Personenbezogenen Daten abzusichern und zum anderen, um den potenziellen Kunden korrekt ansprechen zu können. Zusätzlich sei hier angemerkt, dass es auf Messen vor Konkurrenz nur so wimmelt. Hier ist man also nicht davor geschützt, von anderen Mitspielern ausspioniert zu werden. Durch konkretes Nachfragen können jene mit schlechten Absichten oftmals schnell entlarvt werden.
Tipp: Stellen Sie auch ganz offensichtliche Fragen z.B. nach dem Namen und der Position Ihres potenziellen Geschäftspartners. Je mehr konkrete Fragen Sie stellen, desto mehr Informationen bekommen Sie in kurzer Zeit.
Das Messe-Speed-Dating zwischen Kunden und Unternehmen
Zeit ist auf Messen immer knapp. Meist haben Sie und Ihre Mitarbeiter nur wenige Minuten, um Ihr Gegenüber von sich und Ihrem Angebot zu überzeugen. Hier kommt es auf die richtige Mischung an. Man kann eine solche Gesprächssituation gut mit einem Speed-Dating vergleichen.
Natürlich möchten Sie die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht nutzen, um etwas von sich zu erzählen. Aber Sie können nicht herausfinden, ob Ihr Gesprächspartner zu Ihnen passt, wenn derjenige nicht auch genügend Zeit bekommt von seinen Vorstellungen zu sprechen. Ein guter Wert an dem man sich orientieren kann, ist das Verhältnis ein Drittel zu zwei Dritteln. Stellen Sie in Ihrem Drittel genau die richtigen Fragen.
Zum Beispiel, was Ihr Gesprächspartner an beruflichen Aufgaben übernimmt, ob das Produkt überhaupt in Frage käme und wie hoch das Budget ist. So kommen Sie durch gezieltes Fragen und entsprechende Angebote Ihrerseits schneller ans Ziel.
Tipp: Sie sprechen ein Drittel – Ihr Kunde zwei Drittel. In Ihrem Drittel stellen Sie die richtigen Fragen, um das Gespräch nach vorne zu bringen.
Gesprächsführung auf Messen – durch Zuhören zum Vertragsabschluss
Wie zuvor schon angesprochen – seien Sie ein guter Zuhörer. Durch genaues Hinhören, können Sie mögliche Sorgen oder Ängste Ihres Gegenübers wahrnehmen und durch konkrete Lösungsvorschläge diese aus dem Weg räumen. Sobald sich Ihr Gesprächspartner sicher fühlt, ist dieser schon einen großen Schritt weiter auf dem Weg zum Vertragsabschluss.
Zeigen Sie in jedem Fall Verständnis für dessen Bedenken und nehmen Sie diese als Anregung für Ihre nächsten Gespräche oder eine mögliche Optimierung Ihrer Angebote. Falsche Versprechungen sind dabei natürlich tabu.
Wenn Sie versuchen jemanden durch gezielte Unwahrheiten zu einem Vertragsabschluss bringen zu wollen, spricht sich das schneller herum, als man meinen mag. Ehrlichkeit währt immer noch am längsten und auf solch einer Basis kann man auf lange Partnerschaften hoffen.
Tipp: Zuhören, zuhören und nochmals zuhören. Eine Messe ist anstrengend. Sie ist anstrengend, weil man jeden Besucher zu 100 % ernst nehmen muss. Machen Sie sich zu den Bedenken und Sorgen Ihres Besuchers notizen. Das ist zum einen für die Nachbearbeitung der Messe von Vorteil und zum anderen vermittelt das dem Gegenüber, dass Sie ihn ernst nehmen.
Den Messebesucher immer mit einbinden
Ihre Konkurrenten sind wortwörtlich direkt nebenan. In einigen Branchen ist es leichter sich durch ein besonderes Produkt oder eine besonders herausragende Dienstleistung abzuheben. In anderen Sektoren gestaltet sich das jedoch schwieriger. In jedem Fall sollten Sie durch Ihr Auftreten glänzen und so einen besonders guten Eindruck bei den Besuchern hinterlassen.
Binden Sie die potenziellen Kunden immer so gut es geht in das Gespräch mit ein. Auch hier lautet die Devise: Fragen stellen. Natürlich müssen Sie und Ihre Mitarbeiter außerordentlich gut geschult sein, um auf alles eine passende Antwort zu haben. Wenn die richtige Antwort mal nicht parat ist, gehen Sie gemeinsam mit dem Gesprächspartner den Dingen auf den Grund.
Es besteht immer die Möglichkeit jemanden zu fragen, oder sich anders die richtigen Informationen zu beschaffen. Und auch hier sei gesagt: lassen Sie den Besucher nicht einfach stehen, sondern involvieren Sie ihn in den Prozess.
Damit sich ein potenzieller Kunde an Sie erinnert, denn Sie sind für denjenigen zunächst einer unter vielen, sollten Sie möglichst viele Sinne des Kunden ansprechen. Haben Sie immer Material bereitstehen, das Sie ihm zeigen können. Geben Sie ihm gern auch etwas in die Hand, um sich selbst ein Bild von allem machen zu können.
Tipp: Binden Sie Ihre Besucher immer ein. Wenn Sie z.B. Informationen von einem Kollegen einholen müssen, nehmen Sie den Kunden mit ins “Back-Office”. Das schafft vertrauen und Nähe. Ob haptisch oder visuell – je mehr Sinne Sie ansprechen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Menschen im Gedächtnis bleiben.
Mit Lead Cards zum Messeerfolg
Bei weitem nicht jeder Besucher unterzeichnet direkt bei Ihnen am Stand einen Vertrag. Natürlich wäre das praktisch, aber die Realität sieht meist anders aus. Gerade deswegen sollte kein Interessent in Vergessenheit geraten. Erstellen Sie am Besten direkt für jeden Interessenten eine sogenannte Lead Card.
Auf dieser notieren Sie die nötigen Kontaktdaten, aber auch weitere Informationen, die Sie im Gespräch aufschnappen konnten. Das können zum Beispiel die zuvor angesprochenen Vorbehalte Ihres Gegenübers sein. Aber auch Interessen abseits des eigentlichen Themas sind relevant. Wenn Sie wissen, wie Ihr Gegenüber tickt und was ihm gefällt, können Sie genau den richtigen Kanal nutzen, um Ihn zu erreichen und haben für die nächste Kontaktaufnahme gleich den passenden Einstieg parat. Zum Thema Leadgenerierung auf Messen erfahren Sie im dritten Teil dieser Serie mehr.
Dies sind nur einige Punkte, die Sie für Ihre Zwecke umsetzen können. Insgesamt sind es Möglichkeiten, die nicht schwer umzusetzen sind, aber einen größeren Effekt haben, als man glaubt.
Ein letzter Tipp zum Schluss: schließen Sie am Besten von sich auf andere. Entgegnen Sie den Besuchern mit der Haltung, die Sie sich selbst von einem potenziellen Geschäftspartner wünschen würden.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen einen erfolgreichen und spannenden Messeauftritt!
